Monatliche Lieferscheinbereitstellung

Unternehmens- und Standortadministratoren können alle abgeschlossenen digitalen Lieferscheine eines ausgewählten Standorts und Monats als ZIP-Datei herunterladen. Die ZIP-Datei enthält die erweiterten Lieferscheindokumente inklusive aller im Prozess erfassten Informationen und eignet sich insbesondere für Archivierungs-, Nachweis- und Auditierungszwecke.

Die Archivdateien werden automatisch erstellt und stehen jeweils ab dem 11. Tag des Folgemonats zum Download bereit. Dadurch wird sichergestellt, dass auch nachträglich ergänzte Dokumente, beispielsweise aus der Feinkontrolle, vollständig in die Lieferscheindokumentation übernommen werden.

Fachlicher Mehrwert

Prozess

Am 11. eines Monats werden die abgeschlossenen Lieferscheine des jeweils vorherigen Monats automatisch für die Warenempfänger aufbereitet.

Der zeitliche Abstand zum Monatswechsel ist fachlich erforderlich:

1. Ein Lieferschein kann zunächst den Status „closed“ erreichen.
2. Nach diesem Status können noch bis zu 10 Tage Feinkontrolldokumente angehängt werden.
3. Das Monatsarchiv soll den Lieferschein möglichst vollständig mit allen zugehörigen Informationen enthalten.
4. Deshalb wird die Erstellung des Archivs bis zum 11. des Folgemonats zurückgestellt.

Für jeden berechtigten Empfängerstandort wird ein ZIP-Archiv mit den generierten Lieferschein-PDFs erstellt. Die PDFs enthalten den Lieferschein einschließlich der verfügbaren Zusatzinformationen und Anhänge.

Wenn ein Lieferschein nicht vollständig generiert werden kann, wird er im Monatsbericht als fehlgeschlagen gekennzeichnet. In diesem Fall ist nur der Originallieferschein ohne Zusatzinformationen separat herunterladbar.

Nach der Erstellung steht das ZIP-Archiv im Addons-Frontend bereit. Die am Standort hinterlegten E-Mail-Adressen erhalten zusätzlich eine Benachrichtigung über die Verfügbarkeit.

Mehrwert für das nutzende Unternehmen

Das Feature unterstützt Unternehmen bei der regelmäßigen Archivierung abgeschlossener Lieferscheine.

Vorteile

1. Monatlich gebündelte Bereitstellung der Lieferscheine.
2. Berücksichtigung nachträglich angehängter Feinkontrolldokumente.
3. Einfachere Übernahme in ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem.
4. Nachvollziehbare Zuordnung nach Standort und Monat.
5. Transparente Kennzeichnung nicht vollständig generierter Dokumente.
6. Möglichkeit, betroffene Originallieferscheine trotzdem herunterzuladen.

Information für Frontend-Nutzer

Die Funktion steht berechtigten Administratoren im Addons-Frontend unter Lieferscheinberichte zur Verfügung.

Funktionen

Dort können Nutzer:

1. Verfügbare Monatsberichte standortübergreifend anzeigen.
2. Nach einem Standort suchen.
3. Den Berichtsmonat und das Berichtsjahr einsehen.
4. Die Anzahl der erfolgreich generierten Lieferscheine prüfen.
5. Die Anzahl fehlgeschlagener Generierungen erkennen.
6. Dateigröße und Verarbeitungszeitpunkt einsehen.
7. Das Monatsarchiv als ZIP-Datei herunterladen.
8. Fehlgeschlagene Lieferscheine einzeln herunterladen.

Darstellung fehlgeschlagener Lieferscheine

Lieferscheine, die nicht vollständig generiert werden konnten, werden im Admin-Panel durch rot gefärbte Anzahlen gekennzeichnet.

Die rote Anzahl zeigt, wie viele Lieferscheine nicht vollständig in das Monatsarchiv aufgenommen werden konnten. Beim Aufklappen werden die betroffenen Lieferscheinnummern angezeigt.

Für diese Lieferscheine gilt:

1. Sie sind nicht als vollständige PDF mit allen Zusatzinformationen im ZIP-Archiv enthalten.
2. Sie können separat heruntergeladen werden.
3. Der separate Download enthält nur den Originallieferschein ohne Zusatzinformationen.

Zeitliche Einordnung

Zeitpunkt	Vorgang
Während des Monats	Lieferscheine werden im Wareneingangsprozess bearbeitet.
Nach dem Status „closed“	Bis zu 10 Tage können noch Feinkontrolldokumente angehängt werden.
Am 11. des Folgemonats	Die Lieferscheine des Vormonats werden für das Monatsarchiv verarbeitet.
Danach	Vollständige PDFs werden zu einem ZIP-Archiv gebündelt und bereitgestellt.
Bei einzelnen Fehlern	Betroffene Lieferscheine werden rot gekennzeichnet und separat als Originallieferschein angeboten.

Berechtigungen

Organisationsadministratoren sehen die Berichte für alle Standorte ihrer Organisation.

Standortadministratoren sehen nur die Berichte der Standorte, für die sie entsprechende Administratorrechte besitzen.

Information für API-Anbindung (fachliche Aspekte)

Die Funktion wird über die Cloud4Log Addons API bereitgestellt. Für die Nutzung des Monatsarchivs reichen die beiden folgenden Addons-Endpunkte aus.

Addons-Endpunkte

Methode	Endpunkt	Zweck
GET	/administration/delivery-notes/monthly-reports	Verfügbare Monatsberichte für zugängliche Standorte auflisten
GET	/administration/organization-sites/{organizationSiteKey}/delivery-notes/monthly-reports/{year}/{month}	ZIP-Archiv eines bestimmten Standorts und Monats herunterladen

Verfügbare Monatsberichte auflisten

Request

GET /administration/delivery-notes/monthly-reports

Enthaltene Informationen je Bericht

1. organizationSiteKey
2. year
3. month
4. deliveryNoteCount
5. failedDeliveryNoteCount
6. failedDeliveryNotes
7. fileSize
8. processedAt
9. filename

deliveryNoteCount bezeichnet die erfolgreich verarbeiteten Lieferscheine.

failedDeliveryNoteCount bezeichnet die Lieferscheine, die nicht vollständig generiert werden konnten.

failedDeliveryNotes enthält die Schlüssel und Nummern der betroffenen Lieferscheine. Die Fehlerdetails selbst werden nicht über diese Antwort veröffentlicht.

Monatsarchiv herunterladen

Request

GET /administration/organization-sites/{organizationSiteKey}/delivery-notes/monthly-reports/{year}/{month}

Antwort

Content-Type: application/zip

Das Archiv enthält die erfolgreich generierten vollständigen Lieferschein-PDFs des angegebenen Standorts und Monats.

Der Bericht des Vormonats wird am 11. erstellt. Vor diesem Zeitpunkt ist das Archiv möglicherweise noch nicht verfügbar. Ein fehlender Bericht kann daher bedeuten, dass die automatische Verarbeitung noch nicht abgeschlossen wurde.

Hinweise für Entwickler

Empfohlene Umsetzung

Für eine eigene Integration empfiehlt sich folgende Umsetzung:

1. Die Berichtsliste über den Addons-Endpunkt abrufen.
2. Berichte nach organizationSiteKey, year und month auswählen.
3. deliveryNoteCount und failedDeliveryNoteCount getrennt darstellen.
4. Fehlgeschlagene Lieferscheine anhand von failedDeliveryNotes anzeigen.
5. Das ZIP-Archiv über den Addons-Download-Endpunkt als Binärantwort abrufen.
6. Vor dem 11. des Monats mit einem noch nicht verfügbaren Bericht rechnen.
7. Für fehlgeschlagene Lieferscheine den Basic-Endpunkt für den Originallieferschein verwenden, falls ein separater Download benötigt wird.
8. Dem Nutzer deutlich anzeigen, dass dieser separate Download nur den Originallieferschein ohne Zusatzinformationen enthält.

Fachliche Verarbeitung

Die Addons-Verarbeitung:

1. Ruft die Lieferscheine über die Basic API ab.
2. Berücksichtigt den Monatszeitraum.
3. Verwendet Lieferscheine mit dem Status closed.
4. Erzeugt vollständige Empfänger-PDFs.
5. Bündelt die erfolgreich erzeugten PDFs in einer ZIP-Datei.
6. Führt fehlgeschlagene Generierungen separat im Bericht auf.

Die Monatsberichte werden über die Addons API aufgelistet und heruntergeladen. Der einzelne Originallieferschein bei einer fehlgeschlagenen vollständigen Generierung wird über die Basic API abgerufen.

Addons-Swagger

Die zugehörigen Addons-Endpunkte sind in der Swagger-Dokumentation beschrieben:

1. GET /administration/delivery-notes/monthly-reports
2. GET /administration/organization-sites/{organizationSiteKey}/delivery-notes/monthly-reports/{year}/{month}