Featureinformationen
E-Mail-Benachrichtigungen für abgeschlossene Lieferungen
Cloud4Log Addons informiert definierte Empfänger automatisch per E-Mail über abgeschlossene Mappen, Touren oder Lieferscheine. Dabei können insbesondere Lieferungen mit dokumentierten Abweichungen gezielt an zuständige Fachbereiche wie Einkauf, Finanzbuchhaltung oder Qualitätsmanagement gemeldet werden – auch wenn diese keinen direkten Zugriff auf Cloud4Log haben.
Die Benachrichtigungen enthalten alle relevanten Informationen zur Lieferung und den erfassten Abweichungen und sorgen für eine schnellere Weiterbearbeitung der Vorgänge.
Über das Admin Panel können Unternehmens- und Standortadministratoren die Benachrichtigungen standortbezogen konfigurieren, aktivieren oder deaktivieren sowie bis zu 10 E-Mail-Adressen als Empfänger hinterlegen.
Inhalt der Benachrichtigung:
- Standort, Versender, Spediteur und Empfänger
- Tour- und Mappennummer sowie Versanddatum
- Pro Lieferschein: Lieferschein- und Bestellnummer
- Bei Abweichungen: Aufstellung mit Position, Beschreibung, Art der Abweichung, Anzahl, Einheit und Anmerkung
Individuelle Steuerung pro Standort:
- Jeder beteiligte Standort entscheidet unabhängig, ob er Benachrichtigungen erhalten möchte
- Optional nur bei Abweichungen: Qualitätsverantwortliche erhalten gezielt nur E-Mails mit Handlungsbedarf, während das Lager jede Anlieferung dokumentiert bekommt
- Bis zu 5 Empfängeradressen pro Standort konfigurierbar
Fachlicher Mehrwert
Unmittelbare, automatische Information aller Beteiligten ohne Medienbruch Zeitnahe Erkennung von Abweichungen und verkürzte Reaktionszeiten Stärkung der Zusammenarbeit entlang der Lieferkette – auch für Beteiligte, die nicht permanent in Cloud4Log eingeloggt sind Rollenübergreifend: Warenempfänger, Warenversender und Spediteur profitieren gleichermaßen
Information für Frontend-Nutzer
Die Konfiguration erfolgt im Admin-Panel unter Standortverwaltung > Standort bearbeiten im Abschnitt „E-Mail-Benachrichtigungen":
- Benachrichtigungen aktiv — Master-Schalter zum Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigungen für den Standort
- Nur bei Abweichungen benachrichtigen — Wenn aktiviert, werden E-Mails ausschließlich versendet, wenn im Vorgang Abweichungen dokumentiert wurden. Vorgänge ohne Abweichungen erzeugen dann keine E-Mail.
- E-Mail-Adressen — Bis zu 5 Empfängeradressen pro Standort. Über die Buttons „E-Mail hinzufügen" und das Löschen-Symbol können Adressen verwaltet werden.
Die Einstellung gilt pro Standort und unabhängig von der Rolle (Warenempfänger, Warenversender oder Spediteur). Jeder am Vorgang beteiligte Standort, der Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält seine eigene E-Mail – mit den für seine Rolle relevanten Abweichungsdaten. Wird keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die Benachrichtigung automatisch deaktiviert.
Information für API-Anbindung (fachliche Aspekte)
Die Benachrichtigungseinstellungen pro Standort können vollständig über die API verwaltet werden. Alle Endpunkte erfordern Standortadministrator-Rechte.
| Methode | Pfad | Beschreibung |
|---|---|---|
| POST | /organization-sites/{organizationSiteKey}/settings | Standorteinstellungen inkl. Benachrichtigungen erstmalig anlegen |
| GET | /organization-sites/{organizationSiteKey}/settings | Einstellungen eines Standorts abrufen |
| GET | /organization-sites/settings | Einstellungen aller eigenen Standorte abrufen |
| PUT | /organization-sites/{organizationSiteKey}/settings/notifications | Benachrichtigungseinstellungen eines Standorts aktualisieren |
Die vollständige API-Spezifikation mit Request- und Response-Schemas ist in der Swagger-Dokumentation unter https://app.cloud4log-addons.com/api-docs/ einsehbar.
Hinweise für Entwickler
Anbindung in zwei Schritten:
Benachrichtigungen aktivieren — PUT /organization-sites/{organizationSiteKey}/settings/notifications mit folgendem Body:{ "isActive": true, "emails": ["lager@beispiel.de", "qs@beispiel.de"], "notifyOnDiscrepanciesOnly": false } Einstellungen prüfen — GET /organization-sites/{organizationSiteKey}/settings liefert die aktuell hinterlegten Benachrichtigungseinstellungen zurück.
Hinweise:
- emails: Array mit bis zu 10 gültigen E-Mail-Adressen (Format: email)
- notifyOnDiscrepanciesOnly: Bei true wird nur bei Vorgängen mit Abweichungen benachrichtigt
- isActive: Wird automatisch false gesetzt, wenn keine gültigen E-Mail-Adressen vorhanden sind
- Falls beim PUT ein 404 zurückkommt (noch keine Einstellungen vorhanden), muss zuerst POST /organization-sites/{organizationSiteKey}/settings aufgerufen werden
- Die E-Mails werden automatisch beim Mappenabschluss (Checkin-Finished-Event) versendet — es ist kein weiterer API-Aufruf nötig