Mappengruppen für gemeinsame Warenvereinnahmung

Gemeinsame Warenvereinnahmung über Mappengruppen

Mitarbeitende im Wareneingang können mehrere Mappen zu einer Mappengruppe zusammenfassen und die enthaltenen Artikelpositionen in einer gemeinsamen Ansicht bearbeiten. So entsteht ein „virtueller Lieferschein“ über mehrere Mappen und Lieferscheine hinweg.

Artikel mit gleicher Bestellnummer und gleicher Artikelnummer des Empfängers werden zusammengeführt und mengenmäßig summiert. Abweichungen, QS-Ampel und weitere Prüfungen können dadurch auf Basis der gesamten vereinnahmten Menge erfolgen.

Dies erleichtert die Bearbeitung großer oder auf mehrere Lieferungen verteilter Wareneingänge und schafft eine zentrale Übersicht für die gemeinsame Vereinnahmung.

Fachlicher Mehrwert

Ausgangssituation

In der Praxis werden Bestellungen häufig nicht in einer einzelnen Lieferung abgewickelt, sondern auf mehrere Lieferscheine, Mappen und Transporte verteilt.

Beispielsweise kann eine Bestellung über 1.000 Einheiten eines Artikels auf mehrere Teillieferungen mit jeweils eigenen Lieferscheinen aufgeteilt werden. Ohne Zusammenführung müssen alle Teillieferungen einzeln bearbeitet werden. Eine Prüfung der Gesamtbestellung ist erst im Nachgang möglich und erfordert zusätzlichen manuellen Aufwand.

Was das Feature leistet

Cloud4Log Addons ermöglicht die Zusammenfassung mehrerer Mappen zu einer Mappengruppe.

Alle Artikelpositionen der enthaltenen Lieferscheine werden dabei in einer gemeinsamen Ansicht dargestellt, dem sogenannten virtuellen Lieferschein.

Artikel mit gleicher:

• Bestellnummer (articleOrderNumber)
• Artikelnummer des Empfängers (customerArticleNumber)

werden automatisch zusammengeführt und ihre Mengen summiert.

Prüfungen wie:

• QS-Ampel
• Mengenabgleich
• Abweichungsmanagement

erfolgen auf Basis der Gesamtmenge über alle Teillieferungen hinweg.

Mehrwert für das Unternehmen

• Bestellungsübergreifende Wareneingangskontrolle: Gesplittete Bestellungen werden wieder als Einheit sichtbar. Die QS-Ampel bewertet die Gesamtlieferung korrekt.
• Effizientere Bearbeitung: Mitarbeitende bearbeiten alle zusammengehörigen Artikelpositionen in einer einzigen Ansicht.
• Parallele Bearbeitung: Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig unterschiedliche Artikelpositionen innerhalb derselben Mappengruppe bearbeiten.
• Flexible Nutzung: Mappengruppen können bis zum Check-in jederzeit wieder aufgelöst werden.
• Koexistenz mit Touren: Touren und Mappengruppen funktionieren unabhängig voneinander. Bereits gruppierte Lieferscheine werden automatisch aus Tour-Check-ins ausgeschlossen.

Voraussetzung

Die Mappen müssen:

• denselben Versender haben
• denselben Spediteur haben
• denselben Empfänger haben
• nicht bereits einer anderen Mappengruppe zugeordnet sein

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Information für Frontend-Nutzer

Voraussetzung

Das Feature muss für die Organisation aktiviert sein.

Feature-Flag:

groupBundle

So funktioniert es im Wareneingang

1. Navigieren Sie zur Mappenübersicht.
2. Wählen Sie die gewünschten Mappen aus.
3. Bestätigen Sie die Bildung der Mappengruppe.
4. Die Gruppe erscheint im eigenen Reiter „Mappengruppe“.
5. Öffnen Sie die Mappengruppe und bearbeiten Sie den virtuellen Lieferschein.
6. Artikel mit identischer Bestellnummer und Empfänger-Artikelnummer werden automatisch zusammengeführt.
7. Die QS-Ampel wird auf Basis der summierten Gesamtmengen berechnet.
8. Einzelne Lieferscheine bleiben weiterhin lesbar, können jedoch nicht separat eingecheckt werden.
9. Vor dem Check-in kann die Mappengruppe wieder aufgelöst werden.
10. Der Check-in erfolgt für die gesamte Mappengruppe.
11. Enthaltene Lieferscheine werden automatisch aus Tour-Check-ins ausgeschlossen.
12. Der Check-in kann auch über das Self-Service-Terminal erfolgen.

Entgruppierung

Vor dem Check-in kann eine Mappengruppe wieder aufgelöst werden.

Dabei werden alle nach der Gruppierung erfassten Daten verworfen, beispielsweise:

• Abweichungen
• Notizen
• QS-Ampel-Bewertungen

Vor dem Auflösen erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Check-in

Beim Check-in der Mappengruppe:

• wird eine gemeinsame Unterschrift erfasst
• wird die Unterschrift automatisch auf alle enthaltenen Lieferscheine übertragen
• erfolgt die E-Mail-Benachrichtigung weiterhin pro Lieferschein

Touren und Mappengruppen

Wenn Lieferscheine einer Tour Bestandteil einer Mappengruppe sind:

• werden diese automatisch aus dem Tour-Check-in herausgefiltert
• wird ein entsprechender Hinweis angezeigt:

„X von Y Lieferscheinen werden über Mappengruppen verarbeitet“

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Information für API-Anbindung (fachliche Aspekte)

Die Funktion basiert auf bestehenden Mappen- und Lieferschein-Endpunkten.

Die Gruppierung sowie die Erzeugung des virtuellen Lieferscheins erfolgen im Frontend.

Betroffene Endpunkte (API v3)

Methode	Endpunkt	Relevanz
GET	/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignee/delivery-note-bundles/	Mappen abrufen, Gruppenzugehörigkeiten erkennen
GET	/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignee/delivery-notes/	Lieferscheine und Artikelpositionen abrufen
POST	/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignee/articles-compare	QS-Ampel und Mengenvergleich
POST	/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignee/advanced-shipping-notes	ASN-Daten mit Lagerorten, ITEM-Codes und Soll-Mengen

Wichtiger Hinweis für API-Nutzer

Die Bildung von Mappengruppen erfolgt ausschließlich im Frontend.

Eigene Systeme müssen die Zusammenführung selbst implementieren:

1. Artikelpositionen mehrerer Lieferscheine abrufen
2. Nach Kombination aus articleOrderNumber und customerArticleNumber gruppieren
3. Mengen (quantity) summieren
4. QS-Ampel auf Basis der summierten Mengen berechnen

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Hinweise für Entwickler

Architektur

Die Mappengruppen-Funktion ist primär eine Frontend-Funktion.

Es existiert kein separater API-Endpunkt für Mappengruppen.

Die Funktion verwendet bestehende:

• Mappen-Endpunkte
• Lieferschein-Endpunkte
• ASN-Endpunkte
• QS-Endpunkte

Summierungslogik

Folgende Schritte sind clientseitig umzusetzen:

1. Alle Lieferscheine der Mappengruppe laden.
2. Alle Artikelpositionen zu einer gemeinsamen Liste zusammenführen.
3. Gruppierungsschlüssel bilden:

articleOrderNumber + customerArticleNumber

4. Artikel mit identischem Schlüssel zusammenführen.
5. Mengen summieren.
6. ASN-Metadaten (z. B. Lagerort, ITEM-Code) übernehmen.
7. QS-Ampel auf Basis der Gesamtmenge berechnen.

Bedingungen für die Gruppenbildung

• Identischer Versender
• Identischer Spediteur
• Identischer Empfänger
• Keine Zuordnung zu einer anderen Mappengruppe
• Kein aktiver Check-in
• Keine Obergrenze für die Anzahl der Mappen

Check-in-Verhalten

Beim Check-in einer Mappengruppe:

• wird die Unterschrift auf alle enthaltenen Lieferscheine übertragen
• erfolgt die E-Mail-Benachrichtigung je Lieferschein separat

Voraussetzung für E-Mail-Benachrichtigungen:

emailBundleFinished

Tour-Interaktion

Lieferscheine innerhalb einer Mappengruppe müssen beim Tour-Check-in ausgeschlossen werden.

Eine Tour gilt automatisch als abgeschlossen, sobald alle zugehörigen Lieferscheine eingecheckt wurden – unabhängig davon, ob dies über:

• den Tour-Check-in oder
• eine Mappengruppe

erfolgt ist.